Cara Membuat Mailing List dengan mudah di word
Cara membuat mailing list dengan mudah di word. Buat kalian yang belum tahu apa itu mailing list, akan saya jelaskan sedikit agar kalian memiliki gambaran tentang mailing list ini dan fungsinya. Mailing list sendiri merupakan fitur dari ms word, yang memungkinkan kita untuk dapat membuat surat dengan memanggil sejumlah data yang disiapkan.
Agar lebih jelasnya, mungkin saya akan gambarkan sedikit. Kalian adalah seorang karyawan di sebuah perusahaan dan kalian diberi tugas untuk membuat surat tagihan utang kepada sejumlah orang. Untuk membuat surat tersebut tentunya kalian harus mencantumkan nama, alamat dan jumlah utang yang tertagih pada setiap suratnya. Sedangkan klien yang berutang pada perusahaan tersebut berjumlah ratusan.
Tentu akan sangat melelahkan jika kalian menuliskan data satu-satu pada peminjam uang tersebut, untuk itu kita bisa menggunakan fitur mailing list agar dapat membuat sebuah surat tagihan utang dengan mudah. Untuk tutorial cara membuat mailing list selengkapnya kalian bisa melihat pada tutorial dibawah ini.
#Cara Membuat Mailing List
A] Membuat database. Pertama yang perlu kalian lakukan untuk membuat mailing list adalah dengan cara membuat data base, kalian bisa membuat database ini berupa data orang yang dituju seperti nama, alamat, dan sebagainya.
Setelah kalian membuat database dan mengisinya dengan benar, maka selanjutnya kalian perlu memberikan style bold pada semua kolom yang ada pada database kalian. sebagai contoh kalian bisa melihat gambar yang saya berikan dibawah ini.
B] Menyimpan database. Sebelum beranjak ke langkah selanjutnya, kalian perlu memberi nama pada sheet proyek database yang kalian buat, setelah itu save as dan namai file itu, saya sendiri memberi contoh dokumen excel yang saya buat untuk diberi nama “Tagihan Utang”
C] Selesai dengan database, yang perlu kita lakukan selanjutnya adalah membuat layout surat, sayangnya pada artikel kali ini saya tidak membagikan informasi cara membuat layout surat, saya hanya memberikan contoh layout sederhana yang saya buat.
D] Memanggil database. Jika kalian telah menyelesaikan layout surat yang kalian buat, langkah selanjutnya yang perlu kalian lakukan untuk membuat mailing list adalah dengan memanggil database yang telah kalian buat di ms excel tadi.
Untuk memanggil database kalian bisa klik pada bagian Mailings di menu ms word, lalu setelahnya kalian klik pada menu Select Recipients > serta pilih use existing list. Cari tempat dimana kalian menyimpan dokumen tadi dan klik open pada database yang kalian buat dengan ms excel. Setelah itu, pilih sheet tempat kalian membuat proyek database kalian.
E] Meletakkan data. Langkah terakhir yang perlu kalian lakukan adalah dengan cara meletakkan seluruh data yang kalian buat tadi, untuk meletakkan setiap data kalian harus meng-klik pada menu insert merge field, dan pilih kolom yang memuat data yang kalian buat. Letakkan setiap data sesuai pada tempatnya. Seperti contoh pada gambar dibawah ini.
Agar lebih jelasnya, mungkin saya akan gambarkan sedikit. Kalian adalah seorang karyawan di sebuah perusahaan dan kalian diberi tugas untuk membuat surat tagihan utang kepada sejumlah orang. Untuk membuat surat tersebut tentunya kalian harus mencantumkan nama, alamat dan jumlah utang yang tertagih pada setiap suratnya. Sedangkan klien yang berutang pada perusahaan tersebut berjumlah ratusan.
Tentu akan sangat melelahkan jika kalian menuliskan data satu-satu pada peminjam uang tersebut, untuk itu kita bisa menggunakan fitur mailing list agar dapat membuat sebuah surat tagihan utang dengan mudah. Untuk tutorial cara membuat mailing list selengkapnya kalian bisa melihat pada tutorial dibawah ini.
#Cara Membuat Mailing List
A] Membuat database. Pertama yang perlu kalian lakukan untuk membuat mailing list adalah dengan cara membuat data base, kalian bisa membuat database ini berupa data orang yang dituju seperti nama, alamat, dan sebagainya.
Setelah kalian membuat database dan mengisinya dengan benar, maka selanjutnya kalian perlu memberikan style bold pada semua kolom yang ada pada database kalian. sebagai contoh kalian bisa melihat gambar yang saya berikan dibawah ini.
B] Menyimpan database. Sebelum beranjak ke langkah selanjutnya, kalian perlu memberi nama pada sheet proyek database yang kalian buat, setelah itu save as dan namai file itu, saya sendiri memberi contoh dokumen excel yang saya buat untuk diberi nama “Tagihan Utang”
C] Selesai dengan database, yang perlu kita lakukan selanjutnya adalah membuat layout surat, sayangnya pada artikel kali ini saya tidak membagikan informasi cara membuat layout surat, saya hanya memberikan contoh layout sederhana yang saya buat.
D] Memanggil database. Jika kalian telah menyelesaikan layout surat yang kalian buat, langkah selanjutnya yang perlu kalian lakukan untuk membuat mailing list adalah dengan memanggil database yang telah kalian buat di ms excel tadi.
Untuk memanggil database kalian bisa klik pada bagian Mailings di menu ms word, lalu setelahnya kalian klik pada menu Select Recipients > serta pilih use existing list. Cari tempat dimana kalian menyimpan dokumen tadi dan klik open pada database yang kalian buat dengan ms excel. Setelah itu, pilih sheet tempat kalian membuat proyek database kalian.
E] Meletakkan data. Langkah terakhir yang perlu kalian lakukan adalah dengan cara meletakkan seluruh data yang kalian buat tadi, untuk meletakkan setiap data kalian harus meng-klik pada menu insert merge field, dan pilih kolom yang memuat data yang kalian buat. Letakkan setiap data sesuai pada tempatnya. Seperti contoh pada gambar dibawah ini.
Jika sudah maka kalian bisa menge-print out hasil dari mailing list kalian dan surat tagihan utang bisa segera kalian edarkan. Sekian tutorial dari saya, semoga dengan adanya artikel ini dapat membantu kalian dalam membuat surat undangan dengan mudah dan lebih efisien dalam bekerja. Selamat mencoba.
Post a Comment for "Cara Membuat Mailing List dengan mudah di word"